Kasa fiskalna do kawiarni – jakie są najważniejsze cechy i funkcje, na które modele warto zwrócić uwagę?

Z terminem „kasy fiskalnej” większość przedsiębiorców kojarzy jedynie rosnącą liczbę obowiązków oraz pewne obawy związane z transparentnością podatkową i kontrolą Urzędów Skarbowych. Jak się jednak okazuje – wcale nie jest tak ciężko, jak można zakładać. Współczesne urządzenia są bardzo zaawansowane technicznie, a przy tym także niewiele droższe od starych modeli, które były mało intuicyjne i toporne. Jaka kasa fiskalna do kawiarni sprawdzi się najlepiej? Odpowiemy, choć nie będzie łatwo.

Kasa fiskalna do kawiarni – czy jest obowiązkowa?

Wielu przedsiębiorców, chcąc nieco obniżyć koszty prowadzenia swojej działalności lub zmniejszyć liczbę formalności do załatwienia z Urzędem Skarbowym, poszukuje możliwości zrezygnowania z instalacji kasy fiskalnej. Jak się okazuje – jest to możliwe w wielu przypadkach, np. sprzedaży wysyłkowej czy sprzedaży stacjonarnej, która osiąga dochód niższy niż 20 000,00 zł w skali roku podatkowego. Niestety branża gastronomiczna nie może skorzystać z żadnego rodzaju zwolnień przewidzianego przez polskiego ustawodawcę.

Lokale gastronomiczne mają obowiązek instalacji kasy fiskalnej, niezależnie od wysokości generowanych dochodów czy specyfiki konkretnej działalności. Oznacza to, że jeszcze przed uzyskaniem pierwszego dochodu, należy zainstalować i sfiskalizować swoją kasę, w sposób zgodny z obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Niestety, ale rozpoczęcie sprzedaży w lokalu gastronomicznym na rzecz klientów indywidualnych bez kasy fiskalnej, może prowadzić do pewnych nieprzyjemności, na czele z grzywną od Urzędu Skarbowego. Oczywiście kasy nie trzeba instalować w przypadku, gdy usługę gastronomiczną kieruje się do innych przedsiębiorców, z którymi kawiarnia rozlicza się na podstawie faktur VAT.

Dobra kasa fiskalna w kawiarni – czyli jaka?

Kasa fiskalna do gastronomii to urządzenie, które spędza sen z powiek wielu początkującym restauratorom. Jak się okazuje, zupełnie niepotrzebnie. Współczesne urządzenia, głównie dzięki ogromnemu zaawansowaniu technicznemu, są coraz prostsze w obsłudze i znacznie wytrzymalsze niż te produkowane w przeszłości. Warto zadbać o to, aby kasa fiskalna w kawiarni była:

• Wyprodukowana przez znaną firmę – marki, które uchodzą w świecie produkcji kas fiskalnych za wzór do naśladowania, z reguły doskonale znają wymagania przedsiębiorców i dysponują swoim własnym know-how. W rezultacie produkują solidne urządzenia w korzystnej cenie. Do marek, których ofertę warto wziąć pod uwagę, należą: Novitus, ELZAB, Datecs, Posnet.
• Prawidłowo serwisowana – serwisowanie kasy fiskalnej to absolutna podstawa i wie o tym doskonale każdy przedsiębiorca, który ze względu na swoje niedopatrzenie przeoczył termin przeprowadzenia okresowego przeglądu. Jeśli zauważysz jakiekolwiek usterki lub wstępne objawy sygnalizujące awarię – koniecznie skontaktuj się z autoryzowanym serwisem. Unikniesz tym samym wielu nieprzyjemności.
• Odpowiednio przystosowana do pracy w gastronomii – nie wszystkie kasy fiskalne pasują do gastronomii. To dość specyficzna, lecz także bardzo wymagająca branża, w której stawia się na zupełnie inne funkcje, niż w przypadku pozostałych działalności. O tym jednak w dalszej części artykułu.

Najważniejsze funkcje kasy fiskalnej do kawiarni – lista

Kasa fiskalna do kawiarni to urządzenie, które powinno oferować zalety najnowocześniejszych rozwiązań technologicznych w korzystnej cenie zakupu. Na szczęście na rynku znajduje się kilka wyspecjalizowanych urządzeń, przeznaczonych stricte do gastronomii i kawiarni. Część z nich ma wszystkie cechy istotne dla restauratora. Warto, aby kasa fiskalna w kawiarni miała:

• funkcję logowania za pomocą karty oraz automatycznego wylogowywania,
• niewielkie rozmiary obudowy,
• opcję obsługi stolików oraz otwartych rachunków,
• możliwość tworzenia całych i kompletnych zestawów gastronomicznych,
• funkcję ścisłej współpracy z drukarkami zamówień,
• możliwość dostępu do raportów oraz analiz,
• opcję kontroli magazynu oraz personelu i sprzedaży,
• możliwość rozbudowy systemu w ramach potrzeb o kolejne funkcje.

Coraz nowocześniejsze urządzenia nie dość, że łączą ze sobą wszystkie powyższe opcje, to można także rozbudowywać je o kolejne. Część z nich znacznie ułatwia prowadzenie firmy, inne z kolei ułatwiają walkę z niskim przychodem i wspomagają identyfikowanie problemów w obrębie finansów, dostaw, magazynu lub personelu. Warto postawić na modele lub oprogramowanie takie jak:

• Novitus Next Online dla gastronomii,
• Novitus Next Online + oprogramowanie Storyous,
• Drukarka Novitus HD II Online + tablet + oprogramowanie Storyous,
• Oprogramowanie OneMenuQR,
• Drukarka fiskalna Deon Online + tablet + oprogramowanie POSbistro.

Wszystkie powyższe rozwiązania znacznie ułatwiają prowadzenie lokalu gastronomicznego, w tym także kawiarni, w sposób zgodny z oczekiwaniami zarówno przedsiębiorców, jak i gości. Jeśli zdecydujesz się na oprogramowanie gastronomiczne, musisz liczyć się z opłatą abonamentową. Zaręczyć można jednak, że ta inwestycja szybko się zwróci. Odpowiednie oprogramowanie wydobywa z urządzeń fiskalnych wszystkie kluczowe informacje dotyczące sprzedaży, stolików, rozchodu, magazynu i pracy personelu. Nawet przy podstawowych zdolnościach analitycznych masz okazję zobaczyć swój biznes w całkiem nowym świetle, analizując zebrane dane ilościowe.

Kasa fiskalna w kawiarni – jak eksploatować ją zgodnie z obowiązkami?

Kasa fiskalna do kawiarni to, jak już wiemy, dość specyficzne urządzenie. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, by kupić najzwyklejszą kasę online i to na niej ewidencjonować sprzedaż. 

Ciekawostką jest fakt, że to na przedsiębiorcy ciąży obowiązek utrzymania urządzenia w optymalnej kondycji. Kasa fiskalna do kawiarni powinna być prawidłowo serwisowana, dlatego w razie usterek warto od razu skontaktować się z serwisem, a także poddawać ja cyklicznym przeglądom obowiązkowym. 

Kasa fiskalna w kawiarni to nie tylko dodatkowe obowiązki – to także możliwość sprawowania kontroli nad pracownikami, oceny ich pracy czy też bieżąca analiza stanów magazynowych. Możesz szybko reagować na zbliżający się braki poszczególnych składników, np. kawy, jak i obserwować wyniki finansowe oraz sprawozdania, i to nawet na ekranie swojego tabletu, smartfona czy przez przeglądarkę internetową. Wystarczy zdecydować się na zakup dobrze zintegrowanego zestawu, w którego wyborze z pewnością pomoże wyspecjalizowany pracownik serwisu kas.

Partnerem artykułu jest mico.pl